Es habitual que una empresa necesite utilizar un mismo certificado digital desde varios ordenadores.
Por ejemplo, un certificado puede necesitarlo el departamento de administración, varios empleados o diferentes personas que trabajan con los mismos trámites ante la Administración.
La solución más habitual consiste en exportar el certificado y copiar el archivo PFX de un ordenador a otro.
Aunque este método puede funcionar, cuando se utiliza de forma habitual puede generar problemas de organización, seguridad y control.
Existen alternativas más sencillas para que varios usuarios puedan trabajar con los certificados que necesitan sin tener que distribuir continuamente archivos entre ordenadores.
¿Se puede utilizar un certificado digital en varios ordenadores?
Sí. Un certificado digital puede instalarse en varios ordenadores si se dispone del certificado y de su correspondiente clave privada, normalmente mediante un archivo .pfx o .p12.
El proceso habitual consiste en:
- Exportar el certificado desde el ordenador donde está instalado.
- Obtener el archivo PFX.
- Transferirlo al segundo ordenador.
- Instalar el certificado.
- Introducir la contraseña correspondiente.
- Configurar las aplicaciones que necesiten utilizarlo.
Una vez instalado, el certificado puede utilizarse desde ese equipo.
El problema aparece cuando este proceso se repite continuamente y con muchos certificados.
La forma tradicional: copiar el archivo PFX
Cuando una empresa necesita utilizar un certificado desde varios ordenadores, es habitual recurrir a un archivo PFX.
Por ejemplo:
Ordenador A → archivo PFX → Ordenador B
Si posteriormente otro empleado necesita utilizarlo:
Ordenador A → archivo PFX → Ordenador C
Y si aparece un cuarto equipo:
Ordenador A → archivo PFX → Ordenador D
El procedimiento funciona, pero cada nueva copia aumenta la cantidad de lugares que hay que controlar.
Además, si el certificado se utiliza habitualmente en varios equipos, puede acabar existiendo una copia diferente en cada uno.
¿Qué problemas aparecen al copiar un certificado entre ordenadores?
1. Hay que localizar y transferir el archivo
Cada vez que una persona necesita utilizar un certificado en un nuevo ordenador hay que localizar el archivo PFX y hacérselo llegar.
Puede terminar enviándose mediante:
- correo electrónico;
- carpetas compartidas;
- almacenamiento en la nube;
- USB;
- mensajería;
- o cualquier otro sistema de transferencia de archivos.
Esto convierte una tarea que debería ser sencilla en un proceso manual.
2. Hay que conocer la contraseña del certificado
El archivo PFX puede estar protegido mediante contraseña.
Por tanto, además de transferir el archivo, hay que conseguir que el usuario pueda utilizarlo.
Cuando existen muchos certificados, gestionar conjuntamente archivos y contraseñas puede resultar complicado.
3. Se crean múltiples copias
Cada instalación en un nuevo ordenador puede generar una nueva copia del certificado.
Con el tiempo, una empresa puede terminar teniendo el mismo certificado en numerosos equipos.
Esto dificulta saber dónde está almacenado y quién puede utilizarlo.
4. Hay que repetir el proceso cuando cambia un ordenador
Si un empleado cambia de equipo, el certificado tiene que volver a instalarse.
Si utiliza varios certificados, habrá que repetir el proceso para cada uno.
Cuando una organización tiene muchos empleados y certificados, estas tareas pueden consumir una cantidad considerable de tiempo.
¿Y si varias personas necesitan utilizar el mismo certificado?
Aquí aparece uno de los casos más habituales en empresas y asesorías.
Imaginemos que cinco empleados necesitan utilizar el certificado de una determinada sociedad.
La solución tradicional sería instalarlo en los cinco ordenadores.
Pero entonces hay que gestionar cinco instalaciones y, potencialmente, cinco copias del archivo.
Si posteriormente una sexta persona necesita utilizarlo, hay que repetir el proceso.
Y si uno de los empleados deja de necesitarlo, hay que retirar el certificado de su ordenador.
Este modelo puede funcionar con pocos usuarios, pero resulta cada vez más difícil de gestionar a medida que aumenta el número de personas.
Una alternativa: centralizar el certificado
En lugar de copiar un certificado a cada ordenador, existe otra posibilidad:
centralizar el certificado y gestionar quién puede utilizarlo.
Con este modelo, el certificado no necesita distribuirse manualmente cada vez que un nuevo usuario necesita acceder a él.
El administrador puede asignar el certificado a los usuarios autorizados.
El usuario, desde su ordenador, puede utilizar los certificados que tiene disponibles sin tener que recibir el archivo PFX.
¿Qué ventajas tiene centralizar los certificados?
Menos archivos circulando
Los certificados no tienen que enviarse continuamente entre empleados.
Esto reduce la cantidad de copias que se generan y facilita su gestión.
Gestión centralizada de permisos
En lugar de instalar el mismo certificado en cada ordenador, se puede determinar qué usuarios tienen autorización para utilizarlo.
Más facilidad al cambiar de ordenador
El acceso deja de depender tanto de que el certificado esté instalado físicamente en un equipo concreto.
Cuando un empleado cambia de ordenador, no es necesario volver a localizar y copiar manualmente todos sus certificados.
Más facilidad para incorporar empleados
Cuando un nuevo usuario necesita acceder a determinados certificados, se puede gestionar su acceso desde un punto central.
Mayor control
La empresa puede tener una visión más clara de qué certificados tiene y qué usuarios pueden utilizarlos.
¿Se puede utilizar un certificado desde varios ordenadores sin instalarlo en cada uno?
Sí, existen soluciones que permiten centralizar certificados y proporcionar acceso a ellos desde diferentes equipos.
El objetivo es separar el almacenamiento y gestión del certificado del ordenador concreto desde el que se utiliza.
De esta forma, el usuario puede trabajar con un certificado autorizado sin tener que preocuparse de localizar y copiar el archivo PFX cada vez que cambia de ordenador.
¿Y qué ocurre con AutoFirma?
Esta es una de las preguntas más importantes para cualquier empresa que trabaje habitualmente con certificados digitales.
No basta con poder almacenar un certificado en la nube.
La solución tiene que permitir utilizarlo en las herramientas que forman parte del trabajo diario.
Por eso, una plataforma de gestión de certificados debe integrarse con aplicaciones como AutoFirma, además de los navegadores y otras aplicaciones compatibles que necesiten utilizar certificados digitales.
El objetivo es que el usuario no tenga que cambiar continuamente su forma de trabajar.
OmniCert: utiliza tus certificados desde diferentes ordenadores
OmniCert permite centralizar los certificados digitales de una empresa y asignarlos a los usuarios que necesitan utilizarlos.
En lugar de copiar un archivo PFX cada vez que un empleado necesita trabajar desde otro ordenador, el certificado se gestiona de forma centralizada y el usuario accede únicamente a los certificados que tiene autorizados.
Esto permite utilizar los certificados desde los puestos de trabajo sin tener que distribuir continuamente archivos.
OmniCert está diseñado para trabajar con AutoFirma, navegadores y aplicaciones compatibles de la Administración, manteniendo un flujo de trabajo similar al de un certificado instalado localmente.
Un ejemplo práctico
Imaginemos una asesoría con 10 empleados que gestiona certificados de 150 clientes.
Con un sistema basado en archivos, algunos certificados pueden acabar instalados en varios ordenadores.
Cuando entra un empleado nuevo, hay que determinar qué certificados necesita y volver a instalarlos.
Cuando alguien cambia de puesto, hay que modificar sus accesos.
Y cuando cambia de ordenador, hay que repetir parte del proceso.
Con una gestión centralizada, el administrador puede mantener los certificados en un único lugar y asignar a cada empleado los que necesita.
El cambio de ordenador deja de implicar necesariamente volver a buscar y copiar todos los certificados.
¿Qué opción es mejor para tu empresa?
Utilizar un certificado desde varios ordenadores mediante archivos PFX puede ser suficiente cuando se trata de pocos certificados y pocos usuarios.
Pero cuando una empresa empieza a trabajar con muchos certificados y diferentes empleados, la gestión manual se vuelve más complicada.
Si actualmente tu empresa:
- copia certificados entre ordenadores;
- envía archivos PFX a los empleados;
- instala certificados manualmente;
- tiene certificados repartidos entre varios equipos;
- o pierde tiempo buscando qué certificado necesita cada usuario;
puede ser el momento de plantearse una gestión centralizada.
Deja de copiar certificados entre ordenadores
La finalidad de centralizar los certificados no es cambiar la forma en la que los empleados realizan su trabajo.
Es evitar que la gestión de los certificados se convierta en un trabajo adicional.
Centraliza tus certificados, controla quién puede utilizarlos y trabaja desde los ordenadores que necesites.
Con OmniCert puedes gestionar tus certificados digitales desde un único lugar y utilizarlos desde tus puestos de trabajo sin tener que distribuir continuamente archivos PFX.