Las asesorías y gestorías trabajan habitualmente con certificados digitales de numerosas empresas, autónomos y otros clientes. Estos certificados son necesarios para realizar trámites ante organismos como la Agencia Tributaria, la Seguridad Social y otras administraciones públicas.
Cuando una asesoría tiene pocos clientes, gestionar los certificados puede parecer relativamente sencillo. Sin embargo, a medida que crece la cartera de clientes y varios empleados necesitan utilizar esos certificados, la organización puede complicarse.
Archivos PFX repartidos entre ordenadores, certificados instalados en diferentes equipos, contraseñas que hay que localizar y nuevos empleados que necesitan acceso son situaciones habituales en una gestión basada en procedimientos manuales.
La clave está en organizar los certificados desde un único lugar y controlar qué usuarios pueden utilizarlos, sin tener que distribuir continuamente archivos entre ordenadores.
¿Por qué es complicado gestionar los certificados digitales de una asesoría?
Una asesoría puede trabajar con decenas o cientos de certificados digitales. Algunos pertenecen a sociedades mercantiles, otros a autónomos y otros a diferentes entidades para las que se realizan trámites administrativos.
Además, no todos los empleados necesitan utilizar los mismos certificados.
Por ejemplo, una persona del departamento fiscal puede necesitar acceder a los certificados de determinadas sociedades, mientras que un compañero del departamento laboral puede trabajar con otros clientes.
Cuando los certificados se gestionan de forma manual, aparecen varios problemas:
- Demasiados archivos: los certificados se almacenan en carpetas, ordenadores y ubicaciones diferentes.
- Instalaciones repetidas: cada nuevo equipo puede requerir la instalación de varios certificados.
- Distribución manual: hay que enviar archivos PFX o copiarlos cuando otro empleado necesita utilizarlos.
- Dificultad para controlar los accesos: puede resultar complicado saber quién tiene cada certificado.
- Cambios de personal: incorporar empleados o modificar sus responsabilidades implica revisar sus accesos.
- Pérdida de tiempo: los trabajadores tienen que localizar certificados, conseguir contraseñas y solucionar problemas de configuración.
Estos inconvenientes no solo afectan a la seguridad. También consumen tiempo que el equipo podría dedicar a atender a sus clientes.
1. Centraliza los certificados digitales de tus clientes
El primer paso para mejorar la gestión consiste en evitar que los certificados dependan de las carpetas y los ordenadores de cada empleado.
Cuando cada persona mantiene sus propias copias, resulta difícil tener una visión global de los certificados disponibles.
Una gestión centralizada permite mantenerlos organizados en un único lugar, facilitando su localización y administración.
En lugar de preguntarse en qué ordenador está instalado un certificado, el equipo puede trabajar desde una plataforma común que permita gestionar los certificados y sus permisos.
2. Asigna a cada empleado los certificados que necesita
En una asesoría, no todos los trabajadores necesitan acceder a todos los clientes.
Por eso, es importante poder asignar certificados según las responsabilidades de cada persona.
Por ejemplo:
- El departamento fiscal accede a los certificados necesarios para sus trámites.
- El departamento laboral utiliza los certificados que tiene autorizados.
- Un empleado nuevo recibe acceso a los certificados necesarios para su puesto.
- Cuando cambian sus responsabilidades, se pueden modificar sus permisos.
Este sistema evita tener que instalar indiscriminadamente los mismos certificados en todos los ordenadores.
Además, permite administrar los accesos desde un punto central, en lugar de depender de las instalaciones realizadas en cada equipo.
3. Evita enviar archivos PFX entre empleados
Una de las prácticas que más complican la gestión consiste en enviar certificados por correo electrónico, copiarlos mediante USB o almacenarlos en carpetas compartidas para que otros compañeros puedan utilizarlos.
Un archivo PFX puede contener la clave privada asociada al certificado. Por tanto, cada copia adicional debe gestionarse con cuidado.
Cuantos más archivos se distribuyen, más difícil resulta saber dónde están almacenados y quién puede acceder a ellos.
Una plataforma centralizada permite cambiar este procedimiento: en lugar de enviar el archivo al empleado, se le proporciona acceso al certificado que necesita.
Así se reduce la dependencia de las copias locales y se simplifica el trabajo cotidiano.
4. Facilita la incorporación de nuevos empleados
Cuando una asesoría incorpora a un trabajador, es habitual que necesite acceder a los certificados de determinados clientes desde el primer día.
Con un sistema basado en instalaciones locales, puede ser necesario localizar los archivos, conseguir las contraseñas, instalar los certificados y comprobar que funcionan en las aplicaciones correspondientes.
Si hay muchos certificados, el proceso puede consumir bastante tiempo.
Con una gestión centralizada, el administrador puede asignar al nuevo empleado los certificados que necesita, sin tener que distribuir manualmente cada archivo.
5. Simplifica los cambios de ordenador
Los equipos informáticos se renuevan, se sustituyen o se formatean. En una asesoría con muchos trabajadores, estos cambios pueden convertirse en una fuente recurrente de tareas.
Cuando los certificados están instalados individualmente, cambiar de ordenador puede implicar repetir las instalaciones y configuraciones necesarias.
Si los certificados se gestionan de forma centralizada, el acceso no tiene por qué depender de que cada archivo esté instalado previamente en un equipo concreto.
Esto permite reducir las tareas de mantenimiento y agilizar la puesta en marcha de nuevos puestos de trabajo.
6. Mantén el control cuando un empleado cambia de puesto o deja la empresa
La gestión de certificados no termina cuando se importan los archivos. También es necesario revisar quién puede utilizarlos a lo largo del tiempo.
Si un empleado cambia de departamento o deja la asesoría, hay que retirar los accesos que ya no necesita.
Cuando los certificados están distribuidos entre diferentes ordenadores, esta tarea puede requerir revisar manualmente las instalaciones y localizar posibles copias.
Una gestión centralizada facilita retirar los permisos de un usuario desde un punto común.
Es importante recordar que retirar un permiso centralizado no elimina necesariamente las copias de archivos PFX que se hayan distribuido previamente. Por eso, evitar la distribución de archivos desde el principio también es una medida importante de control.
7. Utiliza los certificados desde las aplicaciones habituales
Una solución de gestión de certificados debe adaptarse al trabajo diario de la asesoría.
No basta con guardar los certificados en una plataforma: los empleados necesitan utilizarlos para realizar trámites con las herramientas que ya conocen.
Por ejemplo, es importante que la solución sea compatible con AutoFirma, los navegadores y las aplicaciones de la Administración que formen parte de los procedimientos habituales de la asesoría.
El objetivo es reducir las tareas de gestión sin obligar al equipo a cambiar innecesariamente su forma de trabajar.
Antes de implantar cualquier solución, conviene comprobar la compatibilidad con las aplicaciones y los trámites concretos que utiliza cada despacho.
¿Cuándo debería una asesoría centralizar sus certificados digitales?
No existe un número exacto de certificados a partir del cual sea imprescindible centralizarlos. Depende de la organización, el número de empleados y la frecuencia con la que se utilizan.
Sin embargo, hay algunas señales que indican que la gestión manual puede estar quedándose pequeña:
- Cada empleado tiene sus propias carpetas de certificados.
- Se envían archivos PFX entre compañeros.
- Un mismo certificado está instalado en varios ordenadores.
- Incorporar a un trabajador requiere instalar numerosos certificados.
- Cambiar de ordenador implica repetir muchas configuraciones.
- Resulta difícil saber qué certificados puede utilizar cada empleado.
- El responsable de informática o administración pierde tiempo buscando archivos.
- La asesoría sigue un procedimiento diferente para cada cliente.
Si varias de estas situaciones te resultan familiares, merece la pena estudiar una solución de gestión centralizada.
OmniCert: una forma más sencilla de gestionar los certificados de tu asesoría
OmniCert está diseñado para empresas y profesionales que necesitan gestionar certificados digitales y permitir que diferentes usuarios trabajen con ellos desde sus puestos de trabajo.
En lugar de distribuir archivos PFX entre los ordenadores de la asesoría, puedes centralizar los certificados y asignar a cada usuario los que tiene autorizados.
De esta forma, el equipo puede acceder a los certificados que necesita sin tener que copiarlos e instalarlos manualmente en cada nuevo ordenador.
¿Qué puedes hacer con OmniCert?
- Centralizar los certificados: gestiona los certificados digitales desde un único lugar.
- Gestionar cambios de personal: modifica o retira accesos cuando cambian las necesidades del equipo.
- Reducir la distribución de archivos: evita tener que enviar continuamente certificados PFX entre empleados.
- Trabajar desde diferentes puestos: utiliza los certificados autorizados desde los equipos de trabajo compatibles.
- Mantener el flujo habitual: utiliza AutoFirma, navegadores y aplicaciones compatibles de la Administración.
Además, OmniCert incorpora un modelo de protección en el que las claves privadas se almacenan cifradas y la clave necesaria para descifrarlas se deriva localmente a partir de la contraseña maestra del usuario. Esta arquitectura está diseñada para que el servidor no disponga directamente de esa contraseña maestra.
El resultado que se busca es sencillo: menos tareas manuales, una gestión más ordenada y mayor control sobre los accesos a los certificados.
Deja de gestionar los certificados de tu asesoría como archivos
A medida que crece una asesoría, también aumenta el número de certificados que necesita gestionar y las personas que deben utilizarlos.
Seguir copiando archivos PFX entre ordenadores puede funcionar al principio, pero termina añadiendo tareas y dificultando el control.
Centralizar los certificados y gestionar los permisos desde un único lugar permite simplificar el trabajo diario y reducir la dependencia de instalaciones manuales.
Si tu asesoría trabaja con numerosos certificados digitales, descubre cómo OmniCert puede ayudarte a gestionarlos de forma más sencilla.