Gestionar unos pocos certificados digitales es relativamente sencillo. El problema aparece cuando una empresa empieza a trabajar con decenas o cientos de certificados y varios empleados necesitan utilizarlos.
En ese momento, guardar los certificados en diferentes ordenadores, enviarlos por correo o copiarlos manualmente de un equipo a otro puede convertirse en una tarea difícil de controlar.
Además de consumir tiempo, esta forma de trabajar hace más complicado saber qué certificados existen, quién puede utilizarlos y dónde están almacenados.
Por eso, cuando el número de certificados crece, es importante pasar de una gestión basada en archivos a una gestión centralizada y organizada.
¿Por qué se complica la gestión cuando hay muchos certificados?
Una empresa puede acumular certificados digitales por diferentes motivos.
Por ejemplo:
- Tiene varias sociedades.
- Gestiona certificados de sus clientes.
- Diferentes departamentos necesitan acceder a distintos certificados.
- Varios empleados realizan trámites ante la Administración.
- Se incorporan nuevos empleados.
- Los empleados cambian de puesto.
- Los certificados se renuevan periódicamente.
- La empresa dispone de diferentes oficinas o ubicaciones.
Cuando existen pocos certificados, es posible mantener cierto control de forma manual.
Pero cuando empiezan a ser decenas o cientos, aparecen problemas.
1. Es difícil saber dónde está cada certificado
Cuando los certificados se gestionan como archivos PFX, es habitual que terminen distribuidos entre diferentes equipos.
Un certificado puede estar instalado en el ordenador de un empleado, mientras que otro está en el equipo del departamento de administración.
Con el tiempo, puede resultar complicado responder a preguntas aparentemente sencillas:
- ¿Qué certificados tenemos?
- ¿Dónde está cada uno?
- ¿Quién tiene acceso?
- ¿Hay varias copias?
- ¿Qué certificado corresponde a cada empresa?
- ¿Quién necesita utilizarlo?
Sin un sistema centralizado, responder a estas preguntas puede requerir revisar ordenadores, carpetas y documentación manualmente.
2. Cada nuevo empleado aumenta el trabajo
Imaginemos una empresa en la que diez empleados necesitan utilizar diferentes certificados.
Cuando se incorpora una nueva persona, puede ser necesario:
- Identificar los certificados que necesita.
- Localizar los archivos PFX.
- Conseguir las contraseñas correspondientes.
- Instalar los certificados en su ordenador.
- Configurar las aplicaciones necesarias.
- Comprobar que todo funciona correctamente.
Si la empresa tiene muchos certificados, este proceso puede repetirse continuamente.
Una gestión centralizada permite cambiar el enfoque: en lugar de distribuir certificados, se asigna acceso a los usuarios que los necesitan.
3. Los cambios de ordenador también generan trabajo
Los ordenadores se sustituyen, se formatean o se renuevan.
Cuando los certificados están instalados localmente, un cambio de equipo puede obligar a repetir parte del proceso.
Hay que volver a localizar los certificados, instalarlos y comprobar que funcionan.
Si un empleado utiliza muchos certificados, la migración puede convertirse en una tarea especialmente tediosa.
Una plataforma centralizada permite reducir esta dependencia del ordenador concreto en el que se encontraba instalado cada certificado.
4. Los empleados cambian y los permisos también
En una empresa, las necesidades de acceso no son permanentes.
Un empleado puede empezar a trabajar con determinados certificados y dejar de necesitarlos unos meses después.
También puede cambiar de departamento o abandonar la empresa.
Por eso, gestionar certificados correctamente no consiste únicamente en almacenarlos.
También es necesario gestionar quién puede utilizarlos.
Una solución centralizada permite asociar certificados y usuarios y modificar estos permisos cuando sea necesario.
5. Las copias de los certificados dificultan el control
Cuantos más certificados existen y más personas los utilizan, mayor es la tentación de crear copias.
Un archivo puede acabar en:
- Ordenadores personales de empleados.
- Equipos de diferentes departamentos.
- Servidores de archivos.
- Carpetas compartidas.
- Copias de seguridad.
- Dispositivos externos.
- Correos electrónicos.
El problema no es únicamente dónde está el archivo original.
El problema es saber cuántas copias existen y quién tiene acceso a ellas.
Reducir la distribución de archivos permite simplificar considerablemente esta gestión.
¿Qué debería permitir una buena gestión de certificados digitales?
Cuando una empresa trabaja con muchos certificados, la gestión debería ser centralizada y sencilla.
Un inventario centralizado
El primer paso es saber qué certificados tiene la empresa.
En lugar de depender de diferentes ordenadores y carpetas, los certificados deberían estar disponibles desde un punto central de gestión.
Esto facilita mantener un inventario y localizar rápidamente el certificado que se necesita.
Organización de los certificados
Cuando hay muchos certificados, también es importante poder organizarlos.
Por ejemplo, se pueden clasificar según:
- Empresa.
- Cliente.
- Departamento.
- Tipo de certificado.
- Usuario o equipo responsable.
Una buena organización reduce el tiempo necesario para localizar cada certificado.
Revocación de accesos
Los permisos deben poder modificarse con facilidad.
Si un empleado cambia de departamento o deja la empresa, su acceso a los certificados debe poder retirarse sin tener que localizar manualmente todos los archivos instalados en sus dispositivos.
Uso desde diferentes ordenadores
Uno de los principales objetivos de centralizar los certificados es evitar que el funcionamiento dependa de un ordenador concreto.
El usuario debería poder trabajar con los certificados que tiene autorizados desde los equipos en los que realiza su actividad, sin tener que copiar continuamente los archivos PFX.
Centralizar certificados no significa cambiar la forma de trabajar
Una de las preocupaciones habituales al implantar una nueva herramienta es que los empleados tengan que aprender un sistema completamente diferente.
Pero la gestión centralizada de certificados no debería obligar a cambiar el trabajo diario.
Lo importante es que el usuario pueda seguir utilizando las herramientas que ya conoce.
Por ejemplo, si una empresa utiliza AutoFirma, navegadores o aplicaciones compatibles de la Administración, el acceso a los certificados debería integrarse en ese flujo de trabajo.
El objetivo es que la tecnología se encargue de la gestión mientras el usuario simplemente utiliza el certificado que necesita.
¿Cuándo merece la pena centralizar los certificados?
No existe un número concreto de certificados a partir del cual sea obligatorio utilizar una plataforma de gestión.
Pero hay algunas señales claras de que la gestión manual empieza a quedarse pequeña.
Por ejemplo:
- Hay certificados instalados en muchos ordenadores.
- Varias personas necesitan utilizar los mismos certificados.
- Se envían archivos PFX entre empleados.
- Existen carpetas con numerosos certificados.
- Es difícil saber quién tiene acceso a cada certificado.
- Cada cambio de ordenador implica reinstalar certificados.
- Se incorporan empleados con frecuencia.
- Se gestionan certificados de muchas empresas o clientes.
- Se pierde tiempo buscando certificados y contraseñas.
- Nadie tiene una visión centralizada de todos los certificados.
Si varias de estas situaciones ocurren en tu empresa, probablemente ha llegado el momento de plantearse una gestión diferente.
Gestiona muchos certificados sin distribuir archivos
Cuando una empresa tiene pocos certificados, la gestión manual puede parecer suficiente.
Pero a medida que crece el número de certificados y usuarios, también crece la complejidad.
La alternativa no tiene por qué ser seguir creando copias y buscando archivos cada vez que alguien necesita trabajar con un certificado.
La solución es centralizar la gestión.
OmniCert: todos tus certificados en un único lugar
OmniCert permite centralizar los certificados digitales de una empresa y gestionar qué usuarios pueden utilizarlos.
En lugar de distribuir archivos PFX entre diferentes ordenadores, el administrador incorpora los certificados a OmniCert y asigna los permisos correspondientes.
Los usuarios pueden utilizar los certificados que tienen autorizados desde sus equipos de trabajo, como si estuvieran instalados localmente.
Además, OmniCert es compatible con AutoFirma, navegadores y aplicaciones compatibles de la Administración, por lo que el objetivo es mantener el flujo de trabajo habitual.
Una gestión más sencilla a medida que crece la empresa
Con OmniCert puedes:
- Centralizar tus certificados digitales.
- Organizarlos en un único lugar.
- Asignarlos a usuarios.
- Retirar permisos cuando sea necesario.
- Evitar la distribución manual de archivos PFX.
- Trabajar con los certificados desde diferentes equipos.
- Mantener un mayor control sobre su utilización.
El objetivo es sencillo:
Que tener 10 certificados o tener 500 no convierta su gestión en un problema.
¿Sigues gestionando los certificados manualmente?
Si tu empresa está empezando a acumular certificados digitales y cada nuevo empleado, ordenador o cliente supone volver a copiar e instalar certificados, quizá sea el momento de cambiar la forma de gestionarlos.
Centraliza tus certificados y permite que cada usuario utilice únicamente los que necesita.
Con OmniCert puedes gestionar todos tus certificados digitales desde un único lugar y utilizarlos desde tus puestos de trabajo sin tener que distribuir continuamente archivos PFX.